Medlemssystem til foreninger: hvad skal det kunne?
Mange foreninger starter med et regneark og en privat mailkonto. Det virker, indtil kassereren skifter, kontingentet skal jages ind, eller et medlem beder om at blive slettet. Et medlemssystem, også kaldet et foreningssystem, samler de opgaver ét sted, så foreningen ikke afhænger af én persons computer.
Her er de syv ting, vi mener et medlemssystem skal kunne, uanset hvilket I ender med at vælge.
1. En medlemsliste, flere kan arbejde i
Medlemslisten skal kunne deles i bestyrelsen, med et login til hver, i stedet for at blive mailet rundt som fil. Man skal kunne se, hvem der er aktive, nye og forfaldne, og have medlemstyper som voksen, junior og støttemedlem. Har foreningen afdelinger eller udvalg, skal de også kunne holdes adskilt.
2. Kontingent, medlemmerne selv kan betale
Det største tidsrøveri i mange foreninger er at afstemme overførsler med navne. Et godt system sender et betalingslink, medlemmet betaler med kort eller MobilePay, og systemet registrerer selv, hvem der har betalt. Kan kontingentet fornys automatisk, slipper begge parter for at huske det.
3. Påmindelser, der sender sig selv
Påmindelsen før udløb og rykkeren bagefter skal ikke være kassererens job. I skal selv kunne vælge, hvor mange dage før og efter der sendes, og hvad der sker, hvis der ikke bliver betalt.
4. Nyhedsbreve med samtykke og afmelding
Mails til medlemmerne skal komme fra foreningen, ikke fra et bestyrelsesmedlems private Gmail. Hver mail skal have et link til afmelding, og I skal kunne sende til hele foreningen eller kun til en gruppe.
5. Arrangementer og billetter
Generalforsamling, sommerfest eller kursus: tilmelding, gratis eller betalte billetter og en deltagerliste, der passer. En QR-kode på billetten gør det nemt at tjekke ind ved døren.
6. Et overblik over økonomien
Kassereren skal kunne bogføre indtægter og udgifter, gemme bilag og lave et regnskab til generalforsamlingen. Har foreningen ansatte eller en stor økonomi, så spørg jeres revisor, om I også skal bruge et egentligt regnskabsprogram.
7. Jeres data skal kunne komme ud igen
Vælg et system, hvor I kan eksportere medlemslisten og stoppe uden binding. Spørg også, hvor data ligger, og om leverandøren har en databehandleraftale. Det har vi skrevet en særskilt vejledning om.
Hvad koster et foreningssystem?
Prisen kommer typisk i en af tre former: en fast månedspris, en pris pr. medlem eller en procentdel af de betalinger, der går gennem systemet. Gebyret til betalingsudbyderen kommer næsten altid oveni. Vi har regnet et eksempel igennem i vejledningen om gratis medlemssystemer.
Sådan gør membrr
membrr er vores bud på et medlemssystem til danske foreninger. Kort fortalt:
- Gratis at bruge: ingen oprettelse og ingen månedspris. Vi tager 1,5 % af de betalinger, der går gennem membrr, oven i Stripes egne gebyrer.
- Medlemmerne betaler kontingent og billetter med kort eller MobilePay. Automatisk fornyelse kører med kort.
- Påmindelser før udløb og rykkere efter, med de frister I selv vælger.
- Import af medlemslisten fra en CSV- eller Excel-fil, og et link hvor nye medlemmer selv melder sig ind.
- Nyhedsbreve med afmelding med ét klik, op til 1.000 mails om måneden.
- Arrangementer med gratis eller betalte billetter og en QR-kode til hver billet.
- Bogføring, hvor I uploader bilag, og AI læser beløb, dato og leverandør.
- Data på servere i EU, og medlemslisten kan eksporteres som CSV.
- Sportsklubber under DIF og DGI skal vide, at membrr endnu ikke indberetter medlemstal til CFR.