Fra regneark til medlemssystem: sådan flytter I medlemslisten
Den bedste dag at skifte fra regnearket er den dag, hvor listen er nogenlunde ryddet op. Det tager sjældent mere end en aften, og bagefter har hele bestyrelsen den samme liste.
1. Ryd op i regnearket
- Én række pr. medlem og én kolonne pr. oplysning, fx fornavn, efternavn, mail, telefon og medlemstype.
- Fjern tomme rækker, overskrifter midt i arket og sammenflettede celler.
- Sørg for, at alle har en mailadresse, hvis medlemmerne skal kunne logge ind eller betale online.
- Skriv datoer på samme måde hele vejen ned.
2. Find dubletterne
Sortér efter mail, og kig efter medlemmer, der står to gange, fx med og uden mellemnavn. Det er nemmere at rette i regnearket end bagefter.
3. Gem filen
De fleste systemer kan læse en CSV-fil. I Excel vælger I Gem som og CSV, og i Google Sheets Filer, Download og CSV. membrr kan også læse en Excel-fil (.xlsx eller .xls) direkte.
4. Importér og tjek kolonnerne
Ved importen skal systemet vide, hvilken kolonne der er hvad. I membrr foreslår AI, hvordan kolonnerne skal matches, og I kan rette forslaget, før noget bliver oprettet. Kolonner uden et fast felt kan gemmes i noterne på hvert medlem, så ingen oplysninger går tabt. membrr tjekker også, om medlemmerne allerede findes.
5. Beslut, hvad medlemmerne skal have
Har medlemmerne allerede betalt for i år, kan I markere dem som betalt ved importen. Ellers kan I sende en velkomstmail med et link, hvor de betaler og vælger deres login. Har I kun en liste over mailadresser, kan I indsætte den direkte i stedet for at uploade en fil.
6. Gem regnearket
Behold den sidste version af regnearket et sikkert sted, indtil I har tjekket, at alle er kommet over. Bagefter er det systemet, der er den rigtige liste, og regnearket kan slettes.